Case study 02 · Dystrybutor
Jedno źródło prawdy zamiast arkusza w każdym dziale
Dystrybutor artykułów dekoracyjnych. Szeroki, często zmieniający się katalog, sprzedaż równolegle do detalu i partnerów B2B.
Problem
Wszystkie dane produktowe żyły w arkuszach rozproszonych między działami. Różni klienci dostawali różne wersje tych samych danych, część z nich błędne. Nikt nie potrafił wskazać, która wersja jest obowiązująca.
Rozwiązanie
Analiza przedwdrożeniowa ze wszystkimi działami, projekt modelu danych produktowych i prowadzenie całego wdrożenia PIM od początku do końca - z migracją katalogu, uruchomieniem kanałów wyjściowych i przekazaniem systemu zespołowi.
Najważniejsza liczba
4× szybciej
przygotowanie kompletu danych do nowego kanału skróciło się z miesiąca do tygodnia
Punkt wyjścia
Każdy dział miał własną prawdę o produkcie
Firma nie miała jednego złego arkusza. Miała kilkanaście dobrych - każdy poprawny z punktu widzenia działu, który go prowadził, i każdy różniący się od pozostałych. Problem nie ujawniał się wewnątrz, tylko na zewnątrz: u klienta, który dostał inne dane niż jego sąsiad.
Dane produktowe rozproszone w arkuszach, po jednym lub kilku w każdym dziale, bez wspólnej struktury.
Różni klienci otrzymywali różne wersje tych samych danych, a część z nich zawierała błędy.
Nie było osoby ani procesu odpowiedzialnego za to, która wersja danych jest obowiązująca.
Zmiana w opisie produktu wymagała poprawki w kilku miejscach naraz, więc w praktyce poprawiano ją w jednym.
Każde wejście do nowego kanału sprzedaży oznaczało ręczne przygotowanie kolejnego pliku od zera.
Reklamacje wynikające z błędnych danych trafiały do obsługi klienta, a przyczyna leżała kilka działów dalej.
Przebieg
Co zrobiliśmy
Cztery etapy, od inwentaryzacji tego, co firma faktycznie ma, po moment, w którym zespół klienta prowadził system samodzielnie.
Analiza przedwdrożeniowa
Inwentaryzacja wszystkich źródeł danych produktowych w firmie i rozmowy z każdym działem, który z nich korzysta - nie tylko z zarządem i IT. Powstała mapa obecnego przepływu: kto tworzy dane, kto je zmienia, kto konsumuje i w którym miejscu wersje zaczynają się rozjeżdżać.
Mapa przepływu danych i lista miejsc, w których powstają rozbieżności.
Model danych produktowych
Struktura kategorii, zestaw atrybutów, warianty, wymagalność pól osobno dla każdego kanału i zasady tłumaczeń. Do każdego obszaru danych przypisaliśmy właściciela biznesowego - bez tego system pilnuje kompletności, ale nikt nie pilnuje poprawności. To najważniejszy etap całego projektu i ten, w którym błąd kosztuje najwięcej.
Model danych z jednoznacznym właścicielem każdego obszaru.
Migracja i oczyszczenie katalogu
Scalenie danych z rozproszonych arkuszy, rozstrzygnięcie konfliktów między wersjami i uzupełnienie braków. Etap, który w ofertach jest zwykle najbardziej niedoszacowany - bo dane rzadko są w takim stanie, w jakim wszyscy zakładają przed otwarciem plików.
Katalog przeniesiony do PIM w jednej, uzgodnionej wersji.
Kanały wyjściowe i przekazanie systemu
Uruchomienie automatycznego zasilania kanałów sprzedaży i odbiorców B2B danymi z jednego miejsca. Dokumentacja procesu i szkolenia dla osób, które miały w systemie pracować codziennie - bo PIM bez przeszkolonego zespołu wraca do arkuszy w pół roku.
Zespół klienta prowadzi system samodzielnie, bez zależności od wykonawcy.
Efekt
Co się zmieniło
4×
szybsze wejście do nowego kanału: z miesiąca do tygodnia
1 źródło
prawdy o produkcie zamiast arkuszy w każdym dziale
100%
kanałów i odbiorców zasilanych z jednego systemu
0 wersji
równoległych - koniec sytuacji, w której klienci dostają różne dane
Najbardziej odczuwalna zmiana nie była techniczna. Rozmowa „która wersja jest właściwa” zniknęła z firmy, bo przestała mieć sens - jest jedna.
Ten sam model, inna skala
Międzynarodowy producent, dwa ERP i trzy systemy e-commerce
W innym projekcie prowadzonym w tym samym modelu odpowiadaliśmy za analizę przedwdrożeniową dla producenta działającego na kilku kontynentach. W jednej organizacji funkcjonowały dwa niezależne systemy ERP i trzy osobne systemy e-commerce, a poszczególne działy pracowały na własnych, rozjeżdżających się arkuszach - z których każdy uważał swój za obowiązujący.
- 2systemy ERP w jednej organizacji
- 3niezależne systemy e-commerce
- 0wspólnego źródła danych o produkcie
Nazwy klientów i szczegóły projektów objęte umowami o zachowaniu poufności. Opis ograniczony do zakresu naszych prac.
Też macie katalog w arkuszach?
Zanim zaczniemy mówić o wdrożeniu PIM, sprawdzamy, czy jest Wam potrzebny. Czasem problemem nie jest brak systemu, tylko brak osoby odpowiedzialnej za dane - i wtedy tak właśnie napiszemy w raporcie.